La North Carolina State University migliora la collaborazione e la creatività nell'insegnamento e nell'apprendimento

La sfida

In precedenza, la North Carolina State University utilizzava sistemi email, cioè Cyrus IMAP e GroupWise, che non rispondevano alle esigenze degli studenti e dei membri dello staff. Gli studenti non potevano fare molto con l'email a causa della quota di archiviazione limitata, mentre i docenti avevano difficoltà di pianificazione, perché utilizzavano programmi di calendario diversi. "Non era facile programmare una riunione con qualcuno se non utilizzava lo stesso calendario: era necessario chiamarlo al telefono e continuare a inviare email per verificare la sua disponibilità", spiega Stan North Martin, Direttore per il sociale, la comunicazione e la consulenza presso il Dipartimento di informatica dell'università.

Gli studenti e il personale si sono imbattuti anche in ostacoli quando hanno cercato di collaborare. Gli amministratori, ad esempio, hanno incontrato difficoltà al momento di prendere appunti e condividerli durante le riunioni del personale. "Con Microsoft Word non sapevi mai se la versione che avevi era la più recente o no. Era un processo poco efficiente", spiega Martin.

"Questa è una delle cose che ha trasformato maggiormente il campus: riunire tutti sulla stessa piattaforma e far utilizzare loro la stessa email e lo stesso calendario."

Stan North Martin, Direttore per il sociale,, la comunicazione e la consulenza presso il Dipartimento di informatica della NC State University

La soluzione

A causa delle frustrazioni generate dallo spazio per le email e dal calendario, nonché dalle capacità limitate di collaborazione, il Direttore dei sistemi informativi ha chiesto al team di prendere in esame le opzioni cloud per gli studenti, tra cui G Suite, Microsoft Live e Zimbra. Il team ha analizzato costi e benefici, quindi creato focus group di studenti per restringere le opzioni. Dopo aver fatto un test pilota dei diversi strumenti, nonché aver ricevuto dimostrazioni di persona e feedback dagli studenti, l'università ha scelto Google. La capacità di integrazione con software e hardware diversi ha giocato un ruolo significativo nella decisione della North Carolina State University. "A quell'epoca la soluzione di Microsoft funzionava solo con Internet Explorer", afferma Sarah Noell, responsabile del Google Service Team e vicedirettrice dell'Ufficio di informatica. "Nel campus, però, abbiamo un numero sempre maggiore di Mac.

Per gli studenti, molti dei quali già utilizzavano Google, era davvero immediato". Nel frattempo, il Direttore dei sistemi informativi ha chiesto a un altro gruppo di ricerca nel campus di prendere in considerazione G Suite per i docenti e il personale. Il criterio principale era che la soluzione comportasse poche modifiche ai processi. Il trasferimento da una soluzione on-premise a una basata sulla cloud comporta alcuni cambiamenti, ma la percezione delle modifiche era superiore alla realtà. La maggior parte dei docenti ha accolto di buon grado il trasferimento a Google, poiché l'aveva visto utilizzare dagli studenti in modo molto efficiente. Se alcuni membri dello staff all'inizio erano riluttanti, le loro lamentele si sono dissipate quasi del tutto da quando hanno iniziato a utilizzare G Suite, ricorda Noell. Adesso, il team di Noell gestisce 180.000 account Google, di cui circa 75.000 sono attivi. I laureati della North Carolina State University possono mantenere il proprio account per sempre e molti ne possiedono di non attivi.

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