Gli studenti e il personale dell'University College Dublin risparmiano tempo e migliorano la condivisione grazie a Google Workspace

Per mantenere studenti, corpo docente e staff collegati tra loro e alle risorse online, lo University College Dublin deve offrire un sistema di email e strumenti per la produttività di facile accesso senza aggravare il carico per l'IT. "Dobbiamo fornire una rete estremamente aperta, non collegata a un dispositivo in particolare e nella quale tutto funziona con la rete wireless", racconta Brian Morrissey, responsabile dei servizi web del college. Considerando 32.000 studenti e 6000 membri del personale, possono esserci ben 40.000 computer, tablet e smartphone collegati alla rete del campus che utilizzano l'email e condividono documenti. "La nostra community vuole che le funzionalità siano sempre attive e non vuole preoccuparsi di dover registrare i dispositivi o collegarsi all'email", spiega Morrissey.

Sunmail, il sistema email dell'università, richiedeva molto lavoro a Morrissey e ai colleghi dell'IT e non era molto intuitivo per gli studenti e lo staff. "Impegnava molte risorse in termini di costi e di gestione, due aspetti che cerchiamo di contenere", afferma Morrissey. Lo staff IT doveva eseguire la manutenzione e monitorare diversi server per la posta elettronica, nonché i software antivirus e antispam in esecuzione su un numero perfino maggiore di server. Gli studenti e lo staff si lamentavano della quota limitata dei loro account, che li obbligava a eliminare spesso i messaggi. "Stavamo prendendo in considerazione una somma a cinque zeri per rinnovare l'architettura di un sistema che, in termini di funzionalità, era ancora arretrato", racconta Morrissey. Il team IT ha deciso di passare a un sistema di posta elettronica basato sulla cloud che sarebbe stato facile da implementare e gestire.

Facilitare la migrazione con help desk locali

L'UCD ha scelto Gmail in sostituzione al sistema email obsoleto e poco efficiente precedente. "Il grande fattore determinante nella scelta di Google è stato il fatto che Gmail è affidabile, sempre connesso e intuitivo da usare", racconta Morrissey. "La sua interfaccia è familiare a tutti".

Per accertarsi che il passaggio a Google riuscisse, Morrissey e colleghi hanno eseguito la migrazione a Gmail delle email dello staff e degli studenti dipartimento per dipartimento e all'interno di ciascuno hanno poi istituito degli help desk temporanei. "Lavoravamo negli uffici con lo staff oppure nelle vicinanze degli atri attraversati dagli studenti", racconta Morrissey. "Abbiamo dedicato molto tempo al coinvolgimento del cliente, che costituiva un investimento cospicuo, ma pensiamo che abbia reso bene, poiché le persone sono passate in breve tempo al nuovo sistema email".

Man mano che studenti e personale si adeguavano a Gmail, scoprivano anche altri strumenti Google Workspace come Documenti Google, Google Calendar e Google+. "Questo fatto ci ha sorpreso, perché eravamo concentrati sulle email", afferma Morrissey. Lo staff e i docenti si sono resi conto che Google Workspace era più facile da usare di altri strumenti per la produttività, poiché è possibile accedervi da qualsiasi dispositivo. "Google Calendar ha segnato una svolta", dichiara Morrissey. "Prima, i dipartimenti dell'università utilizzavano diverse applicazioni di calendari, quindi non esisteva un modo uniforme per avvisare gli studenti delle modifiche negli orari dei corsi o degli orari dei professori".

Idee creative per risparmiare tempo e condividere le strategie di insegnamento

I membri dello staff dell'UCD hanno trovato dei modi creativi per sostituire processi molto lunghi e connettersi più facilmente tra loro e con gli studenti. Il corpo docente ha creato la Teaching and Learning Community dell'UCD su Google+, su cui pubblicare idee per migliorare l'esperienza didattica e ricevere feedback dagli altri educatori. "Se provassimo a fare tutto ciò senza Google, probabilmente otterremmo un partecipazione molto minore di quanta ne abbiamo ora", racconta Morrissey. Non solo, il dipartimento IT ha sostituito una mailing list con la propria community Google+, che viene utilizzata per condividere presentazioni sulle nuove iniziative in tema di tecnologia.

All'UCD School of Veterinary Medicine, lo staff e i docenti utilizzano Google Workspace per pianificare le lezioni. I docenti hanno chiesto al responsabile dei servizi web, Matthew Hynes, modi migliori per condividere i programmi, in modo da evitare di ripetere gli argomenti da un corso all'altro. Hynes ha suggerito agli insegnanti di utilizzare un foglio di lavoro master in Fogli Google, contenente l'argomento di ogni corso della facoltà di veterinaria. Con Google Sites, Hynes ha creato un sito web che estrae i dati dal foglio di lavoro master e visualizza grafici che evidenziano quali argomenti vengono insegnanti e quando.

Oltre a promuovere modi creativi per risparmiare tempo e migliorare l'insegnamento, il passaggio a Google permette all'UCD di risparmiare denaro. Morrissey afferma che l'università ha risparmiato una somma a cinque zeri eliminando l'hardware e la manutenzione necessaria per la soluzione di posta elettronica precedente, nonché i costi dell'antivirus e delle soluzioni contro lo spam che con Gmail non servono.

"Non riceviamo chiamate di persone con problemi di connessione all'email o di spazio di archiviazione", racconta. "Con Gmail, le preoccupazioni per il superamento della quota sono svanite".