La sfida
In precedenza, la North Carolina State University utilizzava sistemi email, cioè Cyrus IMAP e GroupWise, che non rispondevano alle esigenze degli studenti e dei membri dello staff. Gli studenti non potevano fare molto con l'email a causa della quota di archiviazione limitata, mentre i docenti avevano difficoltà di pianificazione, perché utilizzavano programmi di calendario diversi. "Non era facile programmare una riunione con qualcuno se non utilizzava lo stesso calendario: era necessario chiamarlo al telefono e continuare a inviare email per verificare la sua disponibilità", spiega Stan North Martin, Direttore per il sociale, la comunicazione e la consulenza presso il Dipartimento di informatica dell'università.
Gli studenti e il personale si sono imbattuti anche in ostacoli quando hanno cercato di collaborare. Gli amministratori, ad esempio, hanno incontrato difficoltà al momento di prendere appunti e condividerli durante le riunioni del personale. "Con Microsoft Word non sapevi mai se la versione che avevi era la più recente o no. Era un processo poco efficiente", spiega Martin.