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A Universidade Estadual da Carolina do Norte, Estados Unidos, torna o ensino e a aprendizagem mais colaborativos e criativos

Desafio

A Universidade Estadual da Carolina do Norte usava os sistemas de e-mail legados Cyrus IMAP e GroupWise, que não atendiam às necessidades dos alunos e funcionários. Os alunos não tinham muitos recursos no e-mail por causa da cota de armazenamento pequena, e os professores tinham problemas na programação porque usavam serviços de agenda diferentes. "Não era fácil marcar uma reunião com uma pessoa que usava um serviço de agenda diferente. Era preciso ligar para a pessoa e enviar vários e-mails para verificar a disponibilidade", lembra Stan North Martin, diretor de apoio, comunicação e consultoria no departamento de TI da universidade.

Os alunos e funcionários também enfrentavam problemas quando tentavam colaborar. Por exemplo, os administradores tinham dificuldade para fazer e compartilhar anotações de forma eficiente durante as reuniões. "Eu nunca sabia se minha versão do Microsoft Word era a mais recente. Era um processo confuso", acrescenta Stan.

"Colocar todos em uma única plataforma, usando o mesmo e-mail e a mesma agenda, foi uma iniciativa que teve um grande impacto no campus."

Stan North Martin, diretor de apoio, comunicação e consultoria no departamento de TI da Universidade Estadual da Carolina do Norte

Solução

Por causa das frustrações com o espaço de armazenamento do e-mail e os recursos de agenda, além dos recursos de colaboração limitados, o diretor de TI pediu que a equipe analisasse opções hospedadas para os alunos, incluindo o Google Workspace, o Microsoft Live e o Zimbra. A equipe analisou os custos e os benefícios e criou grupos de discussão com alunos para restringir as opções. Depois de fazer um teste com as diferentes ferramentas, assistir a demonstrações e receber o feedback dos alunos, a universidade optou pelo Google. A capacidade de integração com diferentes softwares e hardwares foi determinante para a decisão da Universidade Estadual da Carolina do Norte. "A solução da Microsoft só funcionava com o Internet Explorer", lembra Sarah Noell, gerente da equipe de serviço do Google e diretora adjunta do departamento de TI. "Temos um número cada vez maior de Macs no campus.

Como muitos dos alunos já usavam o Google, a mudança foi uma escolha óbvia", afirma Sarah. O diretor de TI também solicitou a formação de outro grupo de pesquisa no campus para avaliar o Google Workspace para professores e funcionários. O principal critério era encontrar uma solução que exigisse poucas alterações nos processos. A mudança de uma solução local para uma baseada na nuvem exige algumas alterações, mas o número de mudanças que realmente aconteceram foi menor do que o número de mudanças previstas. A maioria dos professores aprovou a migração para o Google, que já era muito utilizado pelos alunos. Sarah lembra que, apesar da relutância inicial de alguns funcionários, as reclamações cessaram quando eles começaram a usar o Google Workspace. Agora, a equipe de Sarah gerencia 180.000 Contas do Google, sendo que cerca de 75.000 são contas ativas. Os alunos da Universidade Estadual da Carolina do Norte podem manter as contas por tempo indeterminado, e muitos têm contas inativas.

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