Alla UNC Greensboro, studenti e personale assumono il controllo dei gruppi online e della collaborazione

Lo staff e gli studenti della University of North Carolina at Greensboro utilizzano Google e G Suite da lungo tempo per le loro esigenze didattiche e comunicative e hanno tratto vantaggio dai nuovi strumenti e funzionalità man mano che venivano lanciati. Il Dipartimento di informatica dell'istituto invita la comunità del campus ad adottare gli strumenti di G Suite per lavorare insieme agevolmente.

Nick Young, responsabile IT alla University of North Carolina di Greensboro (UNCG), crede che gli ingredienti per un campus tecnologico siano due. Innanzitutto, gli studenti e lo staff dovrebbero adottare gli strumenti perché li trovano utili, non perché il dipartimento di informatica li obbliga a farlo. In secondo luogo, dovrebbero essere in grado di gestire la tecnologia per gran parte in autonomia, con un aiuto minimo da parte del dipartimento IT. La UNCG vanta una lunga storia di utilizzo di Google, a partire dal 2005 con Gmail, e in questi anni la facilità d'uso e l'adozione organica hanno stimolato la diffusione di G Suite for Education tra i 20.000 studenti e i 3500 dipendenti dell'istituto.

"Cerchiamo di ascoltare le esigenze di studenti e personale: non vogliamo dire alle persone che cosa fare", afferma Young. "Mettiamo a loro disposizione applicazioni, le lasciamo libere in termini di quali strumenti utilizzare e cerchiamo di incoraggiarne l'adozione in quel modo".

Man mano che gli studenti e lo staff comprendevano il valore di Gmail e di altri strumenti G Suite come Documenti Google, hanno anche adottato in modo graduale le nuove funzionalità che Google ha aggiunto a G Suite negli ultimi dieci anni, come Hangouts e Google Gruppi. Questi strumenti e funzionalità nuovi, racconta Young, hanno aiutato la community del campus a rendersi conto del valore della collaborazione gli uni con gli altri e della condivisione di informazioni utili.

"Google Gruppi è diventato un componente importante dei nostri piani di comunicazione nel campus."

Nick Young, Responsabile IT, University of North Carolina Greensboro

Strumenti self-service per la collaborazione e l'archiviazione

"Non disponiamo di poi così tanti sviluppatori", dice Young riferendosi al suo team IT. Neppure l'università conta su un personale amministrativo numeroso, considerando le dimensioni. Young è sempre all'erta per trovare modi in cui gli studenti e il personale possano utilizzare G Suite risparmiando tempo e collaborando in maniera più efficiente, senza interventi significativi da parte dell'IT. "Cerchiamo miglioramenti che siano scalabili, da cui possiamo trarre il massimo vantaggio economico", spiega. Ciò si traduce in strumenti self-service che gli studenti e il personale possano adoperare in modo autonomo.

Ad esempio, Young ha suggerito che le associazioni studentesche e i responsabili dei dormitori condividessero i messaggi con Google Gruppi invece che inviare email di massa. Le mailing list gestite manualmente complicavano la gestione di attività come l'aggiunta e l'eliminazione dei membri. Le email spesso venivano ignorate, poiché i messaggi erano sepolti tra le altre email dei destinatari. Utilizzando Google Gruppi per gruppi specifici nel campus, lo staff e gli studenti di Residence Life hanno creato community online in cui il dialogo potesse crescere. I membri di Google Gruppi possono visitare l'hub online per i propri gruppi e vedere in che modo stanno avanzando le discussioni oppure controllare avvisi importanti dai leader dei gruppi, senza dover attendere le email.

"Google Gruppi ci ha aiutato a ridurre le infrastrutture associate alle mailing list, come la manutenzione dei server e le copie di backup dei software", racconta Young. I gestori dei gruppi possono aggiungere ed eliminare facilmente i membri e utilizzare funzioni come i forum di Q&A per rivolgere domande ad altri membri e per ricevere membri. "Google Gruppi è diventato un componente importante dei nostri piani di comunicazione nel campus: stiamo iniziando ad aggiungerne altri per diversi gruppi di ex alunni", afferma Young.

I Drive del team fugano i timori sui diritti di proprietà

Young sta aiutando i dipartimenti della UNCG a sfruttare Google Vault per conservare le email nonché per trasferirle quando i dipendenti lasciano l'università. "Quest'operazione ci aiuta a svolgere un lavoro migliore nella gestione dell'offboarding dei dipendenti", dichiara Young.

Young inoltre invita lo staff e gli studenti a utilizzare i Drive del team di Google per condividere e archiviare i documenti. Poiché i file dei Drive del team sono gestiti da un gruppo e non da singoli utenti, se un membro lascia il team, i documenti rimangono dove sono.

"Grazie ai Drive del team, la proprietà dei documenti non sarà una fonte di problemi", afferma Young. Come nel caso di Google Drive e altri strumenti G Suite, i gestori dei Drive del team possono controllare le autorizzazioni e i membri senza dover chiedere assistenza all'IT.

Collaborazione con altri campus

Poiché G Suite viene ampiamente utilizzato nel sistema scolastico dell'Università della Carolina del Nord, gli amministratori come Young possono condividere facilmente le idee per migliorare i processi. Un "Monthly Admin Hangout" su Google Hangout, ad esempio, riunisce gli amministratori di tutto il sistema della UNC per discutere nuovi modi di utilizzare G Suite.

"Raramente riscontri un problema che gli altri amministratori non riescono ad aiutarti a risolvere", dichiara Young. "Il fatto che tutti utilizziamo Google ci rende le cose più facili, perché in questo modo possiamo interagire sulla stessa piattaforma: gli Hangout ci offrono un modo semplice per risolvere i problemi."

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