Perfino con un numero ristretto di iscritti, gli studenti e lo staff del St. Norbert College (SNC) notavano che la collaborazione tra dipartimenti diversi veniva ostacolata dai procedimenti cartacei e dai vecchi strumenti per la produttività e le email. I responsabili della tecnologia, come il tecnologo didattico Ben Hommerding, hanno scorto il potenziale degli strumenti basati sulla cloud per aiutare studenti e professori a lavorare insieme in modo facile e a condividere le informazioni con precisione e rapidità.

"Prima di passare a Google, utilizzavamo il nostro sistema di email ospitato on-premise e archiviavamo tutti i file sui nostri server", racconta Hommerding. "La collaborazione però non era granché. I documenti venivano inviati in giro con lunghe catene di email e le informazioni restavano bloccate in molte sedi". Gli amministratori utilizzavano moduli cartacei per raccogliere e aggiornare le descrizioni dei corsi, un procedimento inefficiente che provocava ritardi ed errori.

Spazio di archiviazione per qualsiasi cosa e possibilità di accesso dovunque

Quando gli studenti e il personale hanno visto che Google Workspace permetteva di condividere i documenti con tutto il campus, sono rimasti piacevolmente sorpresi", racconta Hommerding. "I docenti hanno scoperto di poter utilizzare Documenti Google per lasciare commenti sul lavoro degli studenti mentre era ancora in corso, creando così un dialogo in tempo reale", aggiunge.

I professori inoltre hanno iniziato a utilizzare Google Drive per l'archivio di documenti necessari per i corsi. "In passato, sarebbe stato un problema scaricare documenti fuori dal campus o da casa", racconta Hommerding. "Ora invece vi abbiamo accesso ovunque ci troviamo".

La mentalità dell'accesso illimitato rientrava nel nuovo programma "porta il tuo dispositivo" (BYOD, Bring your own device) per studenti e insegnanti, che comportava anche la sostituzione dei computer desktop degli insegnanti con laptop. "Se si sta passando a un approccio BYOD, servono strategie che permettano alle persone di condividere contenuti tramite Google Workspace, indipendentemente dal tipo di dispositivo che possiedono", spiega Hommerding. "Ecco perché abbiamo pensato che Google fosse adatto a noi".

I Drive del team di Google, nei quali i file appartengono a gruppi anziché a singoli utenti, hanno fornito spazio di archiviazione condiviso per i documenti amministrativi. In questo modo l'amministrazione ha gestito con facilità l'assunzione degli studenti, poiché i file non erano archiviati nei Drive di questi ultimi.

Risparmiare tempo e migliorare la precisione nei comuni processi di amministrazione

Per migliorare gli aggiornamenti al catalogo dei corsi del college, il team di sistemi informativi dell'SNC ha utilizzato Apps Script per creare un codice personalizzato Google Workspace che raccoglie le descrizioni dei corsi da Moduli Google e inserisce le informazioni in Documenti Google e in Fogli Google. Questa applicazione snellisce il processo di approvazione in caso di cambiamenti e di corsi nuovi, di modo che i responsabili delle approvazioni e i docenti sappiano a che punto è l'invio. Grazie all'aiuto di studenti lavoratori, Hommerding ora sta testando App Maker per questi processi nell'ambito del Programma di accesso in anteprima, il programma pilota per i prodotti di Google che invita gli utenti come Ben a testare e fornire il feedback sui prodotti prima del loro lancio effettivo. I feedback provenienti da questi programmi vengono utilizzati per migliorare i prodotti e adattarli alle esigenze degli utenti.

Dopo che Hommerding ha creato il codice personalizzato di Google Workspace, gli amministratori hanno realizzato il catalogo utilizzando Documenti. Il nuovo processo ha eliminato gli scambi interminabili di email e le correzioni di errori che aggiungevano tempo alla creazione del catalogo. "Il team per cui abbiamo creato questo processo era al settimo cielo", spiega Hommerding.

I Moduli Google inoltre aiutano gli amministratori a raccogliere le informazioni in modo rapido e preciso, soprattutto all'interno dello Sturzl Center for Community Service & Learning del college, che promuove la partecipazione della comunità.

"Gestiamo numerosi eventi incentrati sulla prestazione di servizi una tantum e, prima di utilizzare Moduli Google, la registrazione era un processo lungo e complicato", spiega Susan Angoli, coordinatrice per il coinvolgimento della comunità. Lo scorso anno, lo Sturzl Center ha riesaminato il processo di registrazione per l'MLK Day of Service per renderlo più facile da usare. Angoli ha utilizzato il componente aggiuntivo Choice Eliminator per Moduli Google, che elimina la scelta delle varie opzioni di volontariato appena un numero sufficiente di studenti si registra per una sede o un orario particolare.

Il team di servizi informativi dell'SNC utilizza anche Google Workspace e App Maker per semplificare il processo di registrazione e approvazione al Tech Bar del college, un nuovo servizio che fornisce a studenti e a personale formazione sulla tecnologia e risoluzione dei problemi. Per alcuni progetti al St. Norbert, gli studenti devono frequentare i seminari del Tech Bar per dimostrare di aver ricevuto formazione su determinate competenze, come la creazione di blog e di video.

Con App Maker, Hommerding ha sviluppato un'applicazione personalizzata che permette agli istruttori di Tech Bar di inviare una "ricevuta" ai docenti che dichiara il completamento della formazione da parte degli studenti. L'app permette inoltre agli studenti di valutare gli istruttori del Tech Bar. Hommerding prevede di inserire nel Tech Bar anche un sistema per la pianificazione degli appuntamenti; per il momento, le riunioni vengono programmate con la funzionalità spazio per appuntamenti di Google Calendar.

Prepararsi per il futuro

Con l'adozione di Google Workspace, il St. Norbert College si sta preparando per un futuro in cui la collaborazione e l'accesso sono requisiti, non solo opzioni "preferibili", spiega Hommerding. In questo quadro rientra la dipendenza da server e da strumenti su cui il team di informatici deve eseguire la manutenzione. "Di recente c'è stato un black-out in tutto il campus", spiega. "Eppure riuscivamo comunque a inviare email e documenti dal cellulare oppure utilizzando hotspot, qualcosa di impensabile con il sistema di posta elettronica precedente".

Prepararsi per il futuro significa anche scegliere gli strumenti che gli studenti utilizzano già, affinché il tempo di messa a punto della tecnologia sia minimo. "Secondo i nostri dati, il 90% degli studenti arriva all'università avendo già utilizzato i prodotti Google", afferma Hommerding. Quando i professori utilizzano Google Workspace per condividere risorse e programmare riunioni online, sanno che gli studenti si adegueranno velocemente all'ambiente di lavoro basato sulla collaborazione.

L'Office of Institutional Effectiveness del college sta testando BigQuery, uno strumento di Google Cloud, per elaborare i dati sui lavori che ottengono gli studenti nonché sulle lauree avanzate, con l'obiettivo di definire a che livello il college prepara gli studenti al lavoro.

Hommerding sta prendendo in considerazione l'utilizzo di altri strumenti Google Cloud per aiutare lo staff a migliorare la condivisione dei dati di ricerca e l'analisi dell'andamento del college.

"Quando abbiamo scelto Google, ci siamo accertati di poter offrire le competenze necessarie ai nostri studenti per quest'anno e per i prossimi", spiega Hommerding. "Se i docenti possono lavorare a più stretto contatto gli studenti e il personale può soddisfare meglio le esigenze del campus, possiamo contraddistinguere il college in un mercato competitivo".