Per istituti di istruzione di piccole dimensioni come il Central Wyoming College (CWC), la valorizzazione dell'esperienza degli studenti è cruciale per mantenere il numero di iscritti. Gli studenti moderni vogliono avere accesso, e ne hanno bisogno, a strumenti flessibili per collaborare con i compagni e per comunicare con gli insegnanti. "Dobbiamo fornire gli stessi servizi di un college di grandi dimensioni, ad esempio applicazioni che funzionino sui dispositivi mobili", afferma John Wood, Direttore dei sistemi informativi del Central Wyoming College. "I costi però devono rimanere fissi. Non possiamo raddoppiare le dimensioni del dipartimento IT o il budget, quindi un modello basato su cloud ci è sembrato la soluzione ideale".

Gli strumenti basati sulla cloud potrebbero essere anche la risposta ai problemi particolari di un'università in una zona rurale, in cui gli studenti, i docenti e il personale devono percorrere lunghe distanze per raggiungere il college. I 2000 studenti dell'istituto sono distribuiti su quattro campus e in aree remote selvagge e disabitate per il programma di Outdoor Education. "Per gli studenti è estremamente difficile riunirsi di persona", afferma Wood.

Contemporaneamente, gli studenti sono stimolati a lavorare in gruppi. "La collaborazione tra studenti è molto più diffusa ora rispetto a vari anni fa", afferma Wood. I professori assegnano progetti a gruppi di studenti, non individualmente. La collaborazione è diventata la norma anche per il personale e infatti Wood aggiunge: "Non mi viene in mente quando è stata l'ultima volta che ho lavorato da solo a un progetto".

Accesso a email e documenti al di fuori del campus, senza "sneakernet"

I sistemi di email e archiviazione dei file del CWC non offrivano agli studenti e al personale la flessibilità necessaria a lavorare dove e come sul volevano: infatti, potevano accedere alle email e ai documenti archiviati solo dal campus. Chi doveva portare a casa dei file da scuola utilizzava strategie "sneakernet" come unità USB o dischi rigidi esterni. Questo procedimento, oltre a comportare problemi di sicurezza, come l'esposizione delle reti ai virus, aveva come conseguenza la creazione di numerose versioni di documenti importanti.

Secondo Wood, il cloud e i costi contenuti erano due ingredienti chiave per strumenti email, di archiviazione e di produttività aggiornati e accessibili ovunque. I problemi legati alle email sono stati affrontati per primi e Gmail ha sostituito il sistema di posta elettronica all'interno del campus di CWC. Oltre al fatto che gli strumenti di Google Workspace for Education vengono messi a disposizione delle scuole senza costi aggiuntivi, Wood ha riscontrato che garantiscono anche un risparmio di tempo e denaro al reparto IT.

"Il sistema di email on-premise precedente richiedeva più personale e più server per la gestione", afferma Wood. "Con Gmail, ci occupiamo del provisioning di nuovi account e niente di più. Lasciamo che sia Google a filtrare lo spam, che prima per l'IT era un problema continuo. Per un dipartimento IT di piccole dimensioni", continua Wood, "potersi liberare di queste attività è una manna".

Dare una svolta collaborativa alla pianificazione del budget

Man mano che gli studenti e il personale hanno iniziato a utilizzare altri strumenti di Google Workspace, come Fogli Google e Google Meet, hanno scoperto nuovi modi di fare squadra pur non trovandosi nella stessa aula, biblioteca o sala conferenze. I professori e il personale possono scegliere di lavorare da remoto in base alle esigenze e abbattere i lunghi tempi di trasferimento fino ai campus CWC. "La loro collaborazione ora può svolgersi in altri modi", dichiara Wood. "Gli Meet stanno diventando frequenti, poiché gli studenti li utilizzano per vedersi faccia a faccia quando non si trovano nel campus".

Con Google Workspace, gli studenti hanno a disposizione tutti gli strumenti di cui hanno bisogno per realizzare tesine universitarie o condividere ricerche con i compagni di corso. "Non devono preoccuparsi di acquistare la versione di Microsoft Office per studenti", dichiara Wood. "È una conquista per noi e per loro. Io non mi devo preoccupare se qualcuno installa software esterni o li installa in modo non appropriato".

Perfino i fogli di calcolo sul budget stanno prendendo una piega collaborativa. Prima gli amministratori inviavano di continuo email con fogli di calcolo per sollecitare aggiornamenti e approvazioni, aumentando così l'inserimento di errori o di modifiche effettuate da persone non autorizzate ad aggiornare i budget. Oggi, Wood e altri capi dipartimento possono creare un foglio di calcolo unico in Fogli Google e inserire le autorizzazioni utente cella per cella.

"È uno strumento efficace, molto migliore rispetto a inviare avanti e indietro continuamente documenti ed email", dichiara Wood. "È impossibile sovrascrivere dati di celle se non si dispone dell'autorizzazione".

Se gli studenti e il personale "possiedono" l'autorizzazione, possono assumere il controllo su chi può condividere il loro lavoro. "Prima ci si doveva fidare degli amministratori IT per la condivisione di documenti e cartelle", afferma Wood. "Ora possono decidere gli utenti".

Gli strumenti basati su cloud disponibili senza costi permettono al CWC di migliorare l'esperienza di apprendimento offerta agli studenti, senza aumentare i costi. "Anche gli strumenti più semplici ci permettono di tagliare i costi e risparmiare tempo", dichiara Wood. "Per le richieste di viaggio, ad esempio, prima c'era un continuo scambio di moduli cartacei, ora invece creiamo un modulo Google condiviso tra tutte le persone che devono esaminarlo".

Poiché la collaborazione diventa imprescindibile nell'insegnamento e nel mondo del lavoro, Wood vede vantaggi nel lungo periodo per gli studenti che adottano Google Workspace prima di iniziare a lavorare. "I commenti e i suggerimenti che gli studenti condividono li aiutano a lavorare meglio insieme", afferma Wood. "E, ugualmente importante, sviluppano le competenze relazionali necessarie per le collaborazioni sul posto di lavoro."